A menudo, cuando pensamos en la seguridad de nuestra empresa, imaginamos sofisticados sistemas informáticos, servidores blindados y complejos cortafuegos. Sin embargo, la realidad es mucho más prosaica y, a la vez, más inquietante. Según datos del Centro Criptológico Nacional, el 90% de los ciberataques exitosos en despachos y empresas no empiezan rompiendo un servidor técnico; empiezan con un simple correo electrónico y un empleado con prisas.

En BDR Asesores & Consultores entendemos que su tranquilidad no solo depende de una contabilidad impecable, sino también de la integridad de sus datos. Hoy analizamos por qué su correo electrónico es la ventana abierta al mundo exterior y qué protocolos sencillos —y gratuitos— puede implementar hoy mismo para cerrarla a los intrusos.

La anatomía de una mentira digital

Los ciberdelincuentes saben que sus filtros de spam son buenos. Por eso, han dejado de intentar engañar a las máquinas para centrarse en engañar a las personas. Utilizan principios psicológicos básicos: el miedo («acción requerida en 24h») o la codicia («devolución fiscal aprobada»).

Para detectar estas intrusiones, no necesita ser un experto informático, solo necesita aplicar el «Escáner de 3 Puntos» antes de hacer clic:

1. La matrícula real: No se fíe del nombre en negrita que dice «Agencia Tributaria». Mire la dirección real entre los signos < >. Si es un organismo oficial en España, siempre terminará en .gob.es. Si termina en .com o usa un servicio gratuito como Gmail, es falso.
2. La técnica del «Hover» (Flotar): Los enlaces mienten. Un botón puede decir «Descargar Notificación», pero llevarle a un servidor en Rusia. Antes de hacer clic, coloque el puntero del ratón sobre el enlace sin pulsar. Espere dos segundos y mire la dirección real que aparece en la esquina inferior. Si no reconoce la dirección o es una serie de números, bórrelo inmediatamente.
3. La urgencia: Los hackers juegan con dos emociones: Miedo y Codicia.

•  «URGENTE: Acción requerida en 24h» (Miedo).
•  «Su cuenta será bloqueada» (Miedo).
•  «Devolución fiscal aprobada» (Codicia).

Regla de Oro: La Administración Pública es burocrática. Nunca te enviarán un correo amenazante exigiendo un clic en 24 horas. Si hay prisa, es una estafa.

Cuando el peligro pide dinero: la regla del teléfono

Uno de los ataques más sofisticados y dañinos financieramente es el «Fraude del CEO» o compromiso del correo corporativo (BEC). Imagine recibir un correo de un proveedor habitual o de un cliente indicando un cambio de cuenta bancaria para el próximo pago. El tono es correcto, el logo es perfecto, pero la dirección de correo tiene una letra cambiada casi imperceptible.

Para evitar transferir fondos a una cuenta fraudulenta, establezca hoy mismo la Regla del Teléfono en su empresa: ante cualquier correo que pida dinero o cambios de cuenta bancaria, no obedezca al correo. Busque el número del cliente en su ficha interna (nunca el del correo recibido) y llame para confirmar. Más vale una llamada de un minuto que una denuncia por robo.

Enviar secretos sin ser espía

El correo electrónico funciona como una postal antigua: pasa por muchos servidores antes de llegar a su destino y es susceptible de ser leído en el trayecto. Sin embargo, enviamos nóminas, impuestos y datos sensibles a diario.

Si no dispone de sistemas de cifrado corporativo, existe una solución eficaz y gratuita: la compresión con contraseña.

• Paso 1: Comprima los documentos sensibles en un archivo .zip o .7z.
• Paso 2: Utilice el estándar de cifrado AES-256 y asigne una contraseña robusta.
• Paso 3 (Crucial): Envíe el archivo por correo, pero envíe la contraseña por otro canal (WhatsApp, SMS o llamada).

De esta forma, si un atacante intercepta el correo, tendrá la caja fuerte, pero no la llave.

WhatsApp: una herramienta de doble filo

Sabemos que WhatsApp agiliza la gestión diaria, pero para un despacho profesional o una empresa, es un campo de minas en cuanto al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

Utilice un «semáforo» de uso profesional:

• Verde (Permitido): Coordinación logística, avisos de reuniones o el envío de contraseñas para archivos cifrados.
• Rojo (Prohibido): Nunca envíe fotos de DNI, nóminas, tarjetas de crédito o contraseñas de acceso bancario.

Además, proteja su propia cuenta activando la «Verificación en dos pasos» en los ajustes de la aplicación. Esto evitará que, si clonan su tarjeta SIM, puedan secuestrar su identidad en WhatsApp.

La seguridad es orden

Finalmente, recuerde que la seguridad no es solo tecnología, es orden. Mantener la carpeta de «Descargas» limpia de documentos con datos de clientes y vaciar la papelera regularmente son hábitos de higiene digital tan importantes como cerrar la puerta de la oficina al salir.

En BDR Asesores & Consultores, creemos que un empresario informado es un empresario protegido. Si tiene dudas sobre cómo gestionar la confidencialidad de sus comunicaciones con nosotros o necesita revisar sus protocolos internos, estamos a su disposición.