VERIFACTU y los Nuevos Sistemas de Facturación: Una Guía Esencial para la Transición de su Negocio

Estimados clientes y amigos, desde el departamento contable de BDR Consultores, despacho de asesoría en Santander, es un placer dirigirnos a ustedes en un momento crucial para la gestión empresarial. La entrada en vigor de la Ley Antifraude, del RRSIF y los nuevos requisitos para los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) marcan un antes y un después en la lucha contra el fraude fiscal y la digitalización de nuestros procesos contables. Este cambio, impulsado por la Agencia Tributaria, tiene como objetivo garantizar la integridad y trazabilidad de sus facturas.

En BDR Consultores, nuestra prioridad es que estén informados y preparados para afrontar esta nueva etapa con confianza. Por ello, hemos preparado esta guía detallada para resolver sus dudas y asegurar una transición fluida.

¿Qué es VERIFACTU y por qué es tan importante?

VERI*FACTU, también conocido como el Reglamento que regula los requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación (RRSIF) aprobado por el RD 1007/2023, de 5 de diciembre, es un sistema diseñado para la verificación de facturas electrónicas. 

Busca digitalizar, estandarizar y asegurar la trazabilidad de las facturas emitidas por empresas y autónomos. Su importancia radica en que establece un envío automático y en tiempo real de las facturas a la Agencia Tributaria (AEAT), garantiza la inalterabilidad de los datos y contribuye eficazmente a combatir el fraude fiscal.

El Reglamento tiene como objetivo asegurar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones no registradas.

Fechas Clave y Obligados a Cumplir

Es fundamental tener en cuenta los siguientes plazos:

• 29 de julio de 2025: Todos los softwares de facturación deberán estar totalmente adaptados a los requisitos técnicos establecidos por el sistema VERI*FACTU y la Ley 11/2021 de medidas de prevención del fraude fiscal. Los proveedores de software tienen la obligación de asegurar que sus soluciones cumplan la normativa y estén listas.
• 1 de enero de 2026: Las empresas y sociedades mercantiles, incluidas las PYMES, que emitan sus facturas a través de un Sistema Informático de Facturación (S.I.F) estarán obligadas a emitir sus facturas exclusivamente a través de programas de facturación que cumplan con los requisitos del sistema VERI*FACTU.
• 1 de julio de 2026: Los trabajadores autónomos deberán adaptarse al sistema VERIFACTU. Afecta a todos los autónomos dados de alta en actividades económicas sujetas a IVA o IRPF que facturen a clientes finales o a otras empresas utilizando para ello un Sistema Informático de Facturación (S.I.F)

¿Quiénes están obligados? La normativa tiene un ámbito de aplicación muy amplio:

• Empresarios individuales o societarios.
• Entidades sin personalidad jurídica.
• Sujetos al IRPF (por rendimientos de actividades económicas), Impuesto de Sociedades o Impuesto sobre la Renta de no Residentes (por establecimiento permanente en España).
• Domiciliados en territorio español de régimen común (excluyendo País Vasco o Navarra).

Excepciones a la obligación:

• Empresarios adscritos al Suministro Inmediato de Información (SII).
• Transacciones que, según la normativa tributaria (Reglamento de Obligaciones de Facturación – ROF), no deban documentarse en factura.
• Supuestos con autorizaciones específicas emitidas por el Departamento de Gestión de la Agencia Tributaria para no emitir facturación.

Modalidades de Cumplimiento

Existen dos modalidades igualmente válidas para cumplir con la normativa:

1. Modalidad VERIFACTU: Exige que los registros informáticos de factura sean remitidos a la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria inmediatamente después de su producción. Las facturas generadas por este método son «verificables» y pueden ser consultadas por el cliente en la Sede Electrónica utilizando el código QR.
2. Modalidad NO VERI*FACTU: No exige la remisión inmediata de los registros a la Sede Electrónica. Como contrapartida, requiere requisitos de seguridad adicionales, como la firma producida por el sistema emisor y la llevanza y conservación de un «Registro de Eventos» del sistema. Estas facturas también incorporarán el código QR, pero no serán verificables en la sede.

Además, para aquellos pequeños operadores que no necesiten un sistema informático de facturación propio, la Agencia Tributaria ha puesto a su disposición en la Sede Electrónica un aplicativo simplificado de facturación que genera facturas y registros adaptados a la normativa, de tipo VERI*FACTU. Este aplicativo tiene limitaciones, como solo admitir facturas completas y no múltiples destinatarios .

Requisitos para su Software y Contenido de las Facturas

Características mínimas que debe cumplir la herramienta de facturación:

• Generación de fichero XML Verifactu con cada factura.
• Inclusión de huella digital (Hash) y firma electrónica. La huella (Hash) encadena los registros de forma secuencial.
• Código QR y frase legal en cada factura.
• Opción de enviar automáticamente los datos a Hacienda o estar preparado para hacerlo cuando se solicite.
• Cumplimiento de los requisitos determinados por la Ley Antifraude.
• Capacidad de exportar y transmitir en línea los registros de facturación.

¿Qué debe incluir cada factura? Cada factura emitida deberá contener los siguientes elementos:

• Código QR con la huella y datos de trazabilidad.
• Texto legal obligatorio («factura verificable» o VERI*FACTU en su caso).
• Fichero de registro firmado electrónicamente (XML).
• Envío automático o posibilidad de remisión inmediata.
• Sellado de tiempo.
• Registro de los eventos de emisión.

El «Registro de facturación de alta» que generan los SIF (y que no es una factura electrónica ) incluirá información esencial como :

• NIF y datos del emisor y destinatario.
• Número, serie y fechas de expedición y de las operaciones.
• Tipo de factura (completa o simplificada), y si es rectificativa o sustitutiva.
• Descripción general de las operaciones y el importe total.
• Régimen o regímenes aplicados e indicación si el destinatario es sujeto pasivo.
• Bases imponibles, tipos impositivos, cuotas de IVA y, en su caso, recargo de equivalencia.
• Información sobre operaciones no sujetas al IVA.
• Datos del registro de facturación inmediatamente anterior (Hash).
• Código de identificación del sistema informático y datos del productor.
• Fecha, hora, minuto y segundo de generación del registro.

Certificación de Sistemas y Sanciones

Las entidades productoras o fabricantes del sistema informático deberán certificar que su software cumple con la normativa mediante una declaración responsable por escrito y visible en el sistema.
Es importante destacar que el obligado a emitir facturas que utilice un sistema debidamente certificado no tendrá responsabilidad por el incorrecto funcionamiento de este; dicha responsabilidad corresponderá al fabricante.

El incumplimiento de esta ley conlleva el riesgo de importantes sanciones:

• Sanciones para las empresas de software que no se adapten.
• Sanciones para empresas y autónomos de hasta 50.000€ si, a partir de su fecha de cumplimiento, no facturan de forma electrónica y están obligados a ello.
• Posibles multas por obstrucción a la labor inspectora si no se permite el acceso o consulta.
• Se podrán considerar facturas no válidas aquellas emitidas fuera del sistema VERIFACTU o sin trazabilidad.
• Riesgo de pérdida de deducibilidad fiscal de ciertas operaciones.

BDR Consultores, su Aliado de Confianza

En BDR Consultores, como despacho de Asesoría Contable en Santander, somos conscientes de la magnitud de este cambio y nos hemos preparado exhaustivamente para acompañarles en cada paso. Nuestro equipo de profesionales, con un profundo conocimiento de la normativa, está a su disposición para:

• Asesorarle de forma personalizada sobre la modalidad de cumplimiento (VERIFACTU o NO VERIFACTU) más conveniente para su negocio.
• Garantizar que sus sistemas y procesos de facturación cumplan con todos los requisitos técnicos y legales.
• Ofrecerle soluciones prácticas y eficientes para que la adaptación sea un proceso sencillo y sin contratiempos.

No permita que la nueva normativa genere incertidumbre en su gestión. En BDR Consultores, estamos aquí para brindarle la tranquilidad y el soporte que necesita. Contáctenos para resolver cualquier duda y asegure la correcta adaptación de su negocio a VERI*FACTU.

Atentamente,

Responsable del Departamento Contable BDR Consultores