Si últimamente siente que todo el mundo habla de inteligencia artificial y no termina de entender de qué va todo esto, no está solo. Y tampoco va tarde. Está, de hecho, en el momento perfecto para aprovecharlo sin tener que convertirse en un experto informático.

Permítame quitarle presión de encima: no necesita entender cómo funciona un motor para conducir un coche. Tampoco necesita ser un ingeniero para usar la IA en su negocio de forma inmediata y práctica.

Lo que realmente es la IA (y lo que no es)

Olvidemos las películas. Cuando hoy hablamos de inteligencia artificial en el mundo empresarial, hablamos fundamentalmente de modelos de lenguaje. Piense en ellos como asistentes digitales extremadamente bien entrenados que pueden leer, escribir y procesar información de forma similar a como lo haría una persona con amplio conocimiento.

¿Cómo funcionan? En esencia, han «leído» cantidades masivas de texto (libros, artículos, documentos) y han aprendido patrones: cómo se estructura un email profesional, cómo se redacta un contrato, cómo se responde a una consulta técnica. No piensan como humanos, pero procesan lenguaje con una eficacia sorprendente.

La ventaja para usted: no necesita programar nada. Simplemente escribe lo que necesita, como si hablara con un empleado competente.

Los nombres que debe conocer

En el mercado actual, tres modelos destacan por su utilidad empresarial:

ChatGPT (de OpenAI): El más conocido y versátil. Excelente para redacción, análisis y tareas generales. Tiene versión gratuita para empezar y de pago para uso intensivo.

Claude (de Anthropic): Especialmente bueno en análisis de documentos largos y razonamiento complejo. Ideal si trabaja con contratos, normativas o necesita análisis detallados.

Gemini (de Google): Muy integrado con las herramientas de Google que probablemente ya usa (Gmail, Drive, Calendar). Práctico si su empresa funciona en ese ecosistema.

No necesita usar los tres. Empiece por uno, pruébelo durante dos semanas, y evalúe si le ahorra tiempo real.

Cómo usarlo mañana mismo en su negocio

Lo valioso no es la teoría, sino la aplicación práctica. Aquí tiene algunos ejemplos concretos por sector:

Si tiene un comercio o tienda:

• Escriba descripciones de productos para su web en segundos: «Escribe una descripción atractiva de 100 palabras para [su producto], destacando que es ideal para [tipo de cliente]»
• Genere respuestas a reseñas de clientes (tanto positivas como negativas) de forma profesional
• Cree el texto para promociones semanales o posts en redes sociales

Si es profesional o presta servicios:

• Redacte emails de seguimiento a clientes: «Escribe un email de seguimiento profesional para un cliente al que presenté presupuesto hace una semana»
• Prepare borradores de propuestas comerciales adaptadas a cada cliente
• Resuma reuniones largas pegando sus notas: «Resume estos puntos en acciones concretas»

Si gestiona personal:

• Cree borradores de ofertas de empleo claras y atractivas
• Redacte comunicaciones internas sobre cambios o procedimientos
• Prepare agendas estructuradas para reuniones de equipo

Si maneja documentación:

• Analice documentos largos: «Resume este documento y destaca los puntos clave»
• Convierta lenguaje técnico en explicaciones simples para sus clientes
• Genere FAQ (preguntas frecuentes) para su web basadas en las consultas que recibe

El método para empezar sin perderse

Primer paso: Elija UNA tarea repetitiva que le quite tiempo cada semana. Una sola.

Segundo paso: Abra ChatGPT, Claude o Gemini  (la versión gratuita es suficiente para empezar) y describa esa tarea como se la pediría a un empleado. Sea específico sobre el tono, la extensión y el propósito.

Tercer paso: Revise y ajuste el resultado. La IA le da un borrador excelente; usted aporta el toque final y el criterio profesional.

La clave está en la instrucción. Cuanto más claro sea en lo que pide (para quién es, qué tono necesita, qué extensión), mejor será el resultado. No es magia, es precisión en la comunicación.

Una advertencia importante

Si bien en un primer momento la calidad del texto puede dar una impresión de perfección, es muy importante, casi vital, no dejarse atrapar por ella. Suele ser habitual por parte de los modelos de lenguaje el uso de datos y tecnicismos para aportar valor a sus respuestas.

En muchos casos, esos datos serán correctos en gran parte. Pero también es habitual lo que los expertos denominan «alucinaciones». Aunque el término no se ajuste a la literalidad, describe bastante bien el comportamiento en estas situaciones:

En su afán por añadir valor a sus respuestas, los modelos restan importancia a validar si realmente los datos aportados guardan relación con la solicitud realizada. Por ejemplo «Redacta una carta de despido disciplinario».

En este caso, es muy probable que el modelo se apoye en legislaciones obsoletas, sentencias erróneas o no aplicables o normativas que carecen de validez en España y si la tienen en México, por ejemplo.

Por todo esto, nuestra recomendación es que, antes de delegar cualquier tarea en un modelo de lenguaje, valore completamente los posibles riesgos para su negocio que podría acarrear un fallo en el procedimiento.

Los modelos de lenguaje no son infalibles y, además, no cuentan con el conocimiento del contexto completo ni la visión global de su negocio que tienen nuestros profesionales. Nuestra recomendación es que para asuntos legales, jurídicos, laborales y fiscales consulte cualquier duda antes de que pueda costarle un disgusto.

Los modelos de lenguaje no son infalibles. Pueden cometer errores, especialmente con datos técnicos muy específicos o normativa actualizada. Por eso:

• Siempre revise lo que generan, especialmente si es información técnica o legal
• No comparta información confidencial de clientes (normativas de protección de datos aplican igual)
• Úselos como asistentes que preparan borradores, no como sustitutos de su criterio profesional

Piense en ellos como un empleado junior muy rápido y bien informado, pero que necesita supervisión.

Por qué actuar ahora tiene sentido

Sus competidores ya están usando estas herramientas. No para reemplazar personas, sino para que cada persona en su equipo (incluido usted) sea más eficiente. La diferencia entre un empresario que usa IA y uno que no, en este momento, puede medirse en horas ganadas cada semana.

No se trata de tecnología por tecnología. Se trata de recuperar tiempo para lo que realmente importa: atender mejor a sus clientes, tomar decisiones estratégicas, o simplemente terminar el día a una hora razonable.